Før et inkassobyrå kan starte en inkassosak, så må det sendes et inkassovarsel. Dette kan man hoppe over i Kredin eller ved egeninkasso. Ved tradisjonell saksgang sendes inkassovarselet ut, hvor det så går 14 dager før man kan sende ut en betalingsoppfordring med lett salær, som ligger på mellom 175 – og 9.450 kroner. Størrelsen på salæret reguleres ikke utifra hvor mye jobb det er med saken, men avhenger av størrelsen på faktura du har sendt til inkasso. Med andre ord, jo mer kostnader og tid du har brukt på fakturaen, jo bedre betalt får inkassobyrået.
Hvis kunden får betalingsoppfordring, og av en eller annen grunn finner ut at han har bedre ting å bruke pengene sine på enn å betale denne, så må da inkassobyrået vente 6 uker før de kan sende neste henvendelse som er betalingsoppfordring nummer 2, med tungt salær som er det dobbelte av forrige salær. På denne er det 2 ukers betalingsfrist og da har det gått 10 uker fra inkassoprosessen begynte, til betalingsoppfordring nummer 2 forfaller og inkassobyrået er ferdig med lovbestemt saksgang.
Mange tenker at det har god effekt om det står et kjent inkassobyrånavn på brevet, slik at kundene blir skremt og betaler, men saken er at de som bare trenger et ekstra dytt betaler uansett, mens de som har en skuff full av slike brev vil ikke bry seg om det kommer enda et. Så det er en god del saker som går videre etter 10 uker, hvor inkassobyrået må ta en vurdering på hva som skal gå videre. Da har de noen forskjellige alternativer:
Første alternativ: Overvåkning/langtidsoppfølging.
Saken legges til overvåkning som da gjør at den legges på vent. Problemet er at i en inkassoavtale vil det veldig ofte finnes en provisjonsklausul. Dersom man leser nøye gjennom avtalen, er det så og si garantert at man vil finne en overvåknings-/langstidsoppfølgingsklausul som ligger på mellom 20-50% provisjon av hovedstol til inkassobyrået. Det vil si at når saken legges til overvåkning, endres status og dersom det blir betalt vil inkassobyrået ta x antall prosent av kravet ditt, pluss renter og gebyrer.
Eksempel: Har du en sak på 100 000, hvor kunden betaler hele kravet så får du bare 60% og resten går til inkassobyrået. Man skal være påpasselig med hvilke provisjonsvilkår man har og dobbeltsjekke om det faktisk ikke er andre muligheter enn overvåkning, for det er fryktelig dyrt. Inkassobyråer er veldig interesserte i å sette saker til overvåkning, for da er det mer å hente for deres del.
Andre alternativ: Nedbetalingsplan.
Det er forsåvidt en fin ting! Problemet er at dersom du inngår nedbetalingsavtaler med noen som med 99% sikkerhet ikke kommer til å gjøre opp for seg, så er det eneste som skjer at inkassobyrået får lagt på enda et salær. Du blir da sittende å vente unødvendig lenge på å ikke få betalt.
Forliksrådet skal kun brukes til tvistesaker (ved uenighet), for å få dom, men enkelte inkassobyrå sender ofte krav til Forliksrådet hvor det ikke er tvist, kun for å få lagt på et skrivegebyr, som igjen betyr to-tre måneder ekstra ventetid før saken kan tvangsinndrives.
Tredje og beste alternativ: Bruke rettsapparatet i Norge for inndrivelse.
Det vil si å bruke namsmannen eller lensmannen for tvangsinndrivelse, hvis kunden ikke betaler frivillig. De fleste kjenner til dette i forhold til at hvis man ikke betaler skatt, moms, bøter m.m. sine, så vil staten kreve inn pengene. Dette kan alle benytte seg av, inkludert inkassobyråene. Problemet er bare at inkassobyrået gjør dette minimum 10 uker (ofte mye lenger) senere enn man egentlig trenger å vente. Hadde de ikke ventet, ville de ikke drevet butikk.